การส่งหนังสือออกภายนอกในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (หรือในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ) จะประกอบด้วย 4 ขั้นตอนที่แสดงว่าหนังสือฉบับนั้นถึงผู้รับปลายทาง และบันทึกในทะเบียนส่ง
• การสร้างหนังสือ
• ออกเลข
• บันทึกวิธีการส่ง
• บันทึกชื่อผู้รับปลายทาง