ทราบไหมครับว่า คุณต้องเสียเวลาไปเท่าไรแล้วกับการที่จะต้องพิมพ์ข้อความซ้ำๆ ประโยคเดิมๆ เข้าไปในเอกสาร หรืออีเมล์ ส่วนใหญ่ก็จะตอบกันทันทีว่า ไม่เท่าไรหรอก? แต่ก่อนที่จะตอบ ให้ลองนึกถึงคำว่า Dear Sir Thank you in advance ตลอดจนการพิมพ์ เวลา วันที่ ตลอดจนที่อยู่ และลายเซ็นต์ดิจิตอลเข้าไปในอีเมล์ และเอกสารต่างๆ คงพอจะนึกออกแล้วนะครับว่า มันบ่อยแค่ไหน?

     คงจะดีไม่น้อย หากแทนที่คุณจะต้องคอยพิมพ์ข้อความซ้ำๆ อยู่เรื่อยไป ก็เพียงแค่พิมพ์คำย่อ หรือคีย์ลัด ที่ทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์ให้ช่วยพิมพ์ข้อความทีสมบูรณ์ให้แทน ซึ่งมันจะช่วย ลดเวลาที่ใช้ในการกดคีย์บอร์ดลงไปได้เป็นจำนวนมหาศาล เพราะบางข้อความ หรือวลีเดิมๆ ที่ต้องกระหน่ำคีย์บอร์ดหลายสิบคีย์ คุณพิมพ์แค่ 2 - 3 ตัวอักษรก็ได้แล้ว สำหรับผู้ช่วยซอฟต์แวร์แสนฉลาด ที่ทางกองบรรณาธิการเว็บไซต์ arip นำมาฝากคุณอ่านในคอลัมน์ Download วันนี้มีชื่อว่า PhraseExpress

     หลังจากดาวน์โหลด ติดตั้ง และสั่งรัน PhraseExpress โปรแกรม ก็จะนอนอยู่เงียบๆ ใน System Tray ข้างๆ นาฬิกา แต่จะตื่นขึ้นมาทุกครั้ง เมื่อพบว่า คุณกำลังจะพิมพ์ข้อความซ้ำๆ วลีเดิมๆ เข้าไปในเอกสารของโปรแกรม Word หรือ e-mail โดยเมื่อคุณพิมพ์"คีย์ลัด" (shortcut) หรือคลิกขวาบนไอคอนของโปรแกรม ผู้ใช้สามารถเพิ่มคำต่างๆ หรือวลีที่ต้องการ พร้อมทั้งกำหนดคีย์ลัดสำหรับคำ หรือวลีเหล่านี้ได้ โดยเฉพาะข้อความที่คุณชอบใช่บ่อยๆ รวมถึงข้อความที่เป็นฟอร์แมต เช่น คำขึ้นต้น ลงท้าย เวลา วันที่ ฯลฯ นอกจากคุณจะสามารถใช้ PhraseExpress ช่วย เติมข้อความซ้ำที่สมบูรณ์ให้แทนการพิมพ์ทั้งข้อความแล้ว คุณยังสามารถสอนให้มันเปิดโปรแกรมบนพีซี และเว็บไซต์ที่เข้าเยี่ยมชมบ่อยๆ ได้อีกด้วย นับเป็นผู้ช่วยที่ฉลาดมากทีเดียว